Introduzione obbligo tracciabilità delle spese per le missioni del personale con la finanziaria 2025

Gentilissimi,

come già anticipato nella nostra comunicazione del 6 dicembre, la legge finanziaria 2025 (L. 207/2024) all’art. 1 comma 81 ha introdotto l’obbligo di tracciabilità delle spese.

In particolare, a decorrere dal 2025 la deduzione delle spese relative a prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande e le spese per viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (tipicamente taxi e auto a noleggio), sarà ammessa solo se il pagamento avverrà con strumenti tracciabili. Questo sia nel caso le spese siano addebitate direttamente al committente, che nel caso siano rimborsate al proprio personale per le missioni effettuate, o siano rimborsate ai lavoratori autonomi che le hanno sostenute.

La mancata osservanza di questa norma comporterà sia la perdita del diritto alla deduzione fiscale del relativo costo da parte dell’ente, che la tassazione in busta paga per il dipendente delle spese rimborsate che siano state pagate in contanti.

Per poter gestire le nuove disposizioni normative, verranno apportate le seguenti modifiche agli applicativi U-web Missioni e Ugov Missioni.

A livello di configurazione nella tabella che contiene le tipologie di spesa da gestire nel modulo missioni è stata aggiunta l’informazione sull’obbligo di tracciabilità, in modo da poter distinguere le tipologie per cui sussiste l’obbligo dalle altre. A oggi, infatti, salvo diversa indicazione da parte dell’Agenzia delle Entrate, sembrano escluse dall’obbligo di tracciabilità, oltre alle spese di viaggio con mezzi di linea, anche le tipologie di spesa che non sono né di viaggio, né di vitto, né di alloggio, come ad esempio le spese di parcheggio, per visti, assicurazioni, vaccinazione ecc. per cui già il TUIR fissa una soglia di esenzione giornaliera pari a15,49 per le missioni in Italia e 25,82 per quelle all’estero.

Per le tipologie di spese legate a vitto ed alloggio attiveremo noi in maniera automatica il flag relativo all’obbligo di tracciabilità in tutte le tipologie definite dall’ente. Per le altre tipologie di spese legate a spese di trasporto effettuate non con mezzi di linea (taxi, car sharing, noleggio ecc.), non avendo noi modo di distinguerle dalle altre spese di viaggio, sarà invece necessario aprire una richiesta sul customer portal indicando i codici dei tipi spesa per cui attivare l’obbligo della tracciabilità.

Per chi utilizza il modulo U-web missioni, quando si richiede il rimborso della missione, nelle spese a consuntivo, per le tipologie di spese per cui è stato indicato l’obbligo di tracciabilità,  comparirà in inserimento delle spese un ulteriore flag ‘Pagamento non tracciabile’. Il soggetto dovrà attivare tale campo in tutti i casi in cui abbia sostenuto la spesa in contanti, o con altro mezzo di pagamento non ritenuto tracciabile dall’Agenzia delle Entrate.

Per chi ha attivato in U-web la dematerializzazione dei giustificativi di spesa, nelle spese a consuntivo, per le spese con obbligo di tracciabilità per cui il richiedente non abbia attivato il flag ‘Pagamento non tracciabile’, diventerà obbligatorio inserire la tipologia di allegato, perché il sistema deve verificare che sia presente oltre al giustificativo di spesa anche un documento che attesti la tipologia di pagamento effettuato.

Al momento ipotizziamo che l’Agenzia delle Entrate accetterà come attestazione del pagamento tracciabile, i giustificativi di spesa che indichino in fondo il tipo di pagamento effettuato.

Per tale motivo, nel pannello di inserimento degli allegati per queste tipologie di spesa, il richiedente avrà da compilare anche il campo tipo allegato in cui verranno mostrate le seguenti 3 tipologie di documenti:

Per poter inviare la richiesta di rimborso, ogni spesa con obbligo di tracciabilità per cui il richiedente non abbia attivato il flag ‘Pagamento non tracciabile’, deve avere almeno un allegato con tipo ‘Giustificativo di spesa con indicazione del tipo pagamento’, o almeno 2 allegati di cui uno con tipo ‘Giustificativo di spesa senza indicazione del tipo pagamento’ e uno con tipo ‘Attestazione del tipo di pagamento del giustificativo’.

In U-gov nel documento gestionale Autorizzazione missione, nel pannello ‘Spese a consuntivo’ nell’inserimento delle spese, se si inserisce un tipo spesa che abbia l’obbligo di tracciabilità, sarà presente il flag ‘Pagamento non tracciabile’.

Analogamente nel documento gestionale missione nel pannello ‘Spese’ nell’inserimento delle spese, se si inserisce un tipo spesa che abbia l’obbligo di tracciabilità, sarà presente il flag ‘Pagamento non tracciabile’.

Per chi non ha attivo il modulo U-web missioni, tale flag sarà gestito manualmente dall’ufficio missioni nelle singole spese, in base alla documentazione presentata dal proprio personale..

Per chi invece ha attivo il modulo U-web missioni, il flag sarà ereditato da quanto valorizzato dal soggetto in U-web e non sarà modificabile da parte dell’ufficio. L’ufficio missioni potrà gestirlo solo in inserimento di nuove spese. In caso, quindi, l’ufficio si accorga di errori da parte del richiedente sulla valorizzazione di tale flag, come già avviene per altre informazioni, potrà procedere in 2 modi:

Nei casi in cui non sia attiva la dematerializzazione dei giustificativi di spesa, si dovranno dare opportune indicazioni al personale perché vengano consegnati agli uffici anche i documenti cartacei che attestino il tipo di pagamento effettuato per ogni giustificativo di spesa.

Questo perché, come indicavamo, ipotizziamo che sulle missioni effettuate nel 2024 e rimborsate nel 2025, non si debba applicare la nuova normativa. Resta il dubbio di come vadano trattate le missioni svolte a cavallo tra il 2024 e 2025. Si spera che l’Agenzia delle Entrate chiarisca presto questi aspetti.

Chi volesse comunque liquidare i rimborsi delle missioni, senza attendere i chiarimenti da parte dell’Agenzia delle Entrate e prima del rilascio delle modifiche sopra descritte, potrà richiedere tramite customer portal di inserire tra le tipologie di spese da gestire un tipo spesa generico ‘Spesa tassata’ da utilizzare per liquidare le spese sostenute con metodo di pagamento non tracciabile.

Quanto sopra descritto potrà essere ulteriormente rivisto, una volta che sarà uscita la Circolare dell’Agenzia delle Entrate.

Siamo a disposizione per qualsiasi chiarimento vi sia necessario

Cordiali saluti

Marina Bernardini

Direzione Sviluppo Offerta e Gestione Domanda

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